Welk IT-engagementmodel is geschikt voor jou?

Bij het kiezen van een opdrachtmodel voor uw project moet u zorgvuldig alle voor- en nadelen afwegen en ze vergelijken met uw behoeften.
In het volgende artikel zullen we drie van deze modellen - vaste prijs, tijd en materialen en dedicated teams model - bespreken en vergelijken om u de nodige inzichten te geven om u te helpen de meest weloverwogen beslissing te nemen.

Vaste prijs

Dit model is een contract met een vaste prijs tussen de klant en het ontwikkelingsbedrijf, waarbij ze bij de ondertekening een bepaalde omvang van het werk overeenkomen voor een bepaalde periode en een bepaalde prijs.

De klant kan vertrouwen hebben in het vaste-prijsmodel omdat eventuele extra uitgaven boven het afgesproken budget worden doorberekend aan het ontwikkelingsbedrijf. Als gevolg van de risicoblootstelling van de dienstverleners is dit bedrijfsmodel meestal duurder dan andere.

Het wordt meestal gebruikt voor kleine projecten met duidelijke doelstellingen die door beide partijen goed worden begrepen.

Hoe werkt het?

• De klant bepaalt vooraf intern de omvang van het project, de vereisten en de deadlines voor oplevering.
• Op basis van de opdracht schat het ontwikkelingsteam de totale waarde van het project.
• Als de offerte voldoet aan de behoeften van de klant, tekenen ze een contract en bij oplevering controleert de klant of het project is voltooid volgens de opgegeven specificaties.

Wanneer het vaste-prijsmodel gebruiken?

• Voor kortlopende projecten met een beperkte en vooraf gedefinieerde projectomvang
• Nuttig voor projecten met strikte uitgavenbeperkingen
• Wijzigingen in de projectomvang zijn onwaarschijnlijk
• Bij projecten waarbij de klant een duidelijke visie heeft van zijn doelen, visies en resultaten die hij wil bereiken
• Voor MVP-producten of kleine en middelgrote projecten (SMB)

Aandachtspunten voordat u kiest voor een vaste-prijsmodel

• Hoe goed verwoord je de kenmerken van het product?
• Kun je de doelen en doelstellingen van het project duidelijk beschrijven?
• Kunt u ons begeleiden bij de stappen om dit in de praktijk te brengen?
• Eerlijk antwoord: Zijn er geen grote aanpassingen aan het eindproduct?
• Kun je erop vertrouwen dat je collega's belangrijke projectmanagementtaken op zich nemen?

Voordelen

• Een van de beste dingen aan dit model is dat het gemakkelijk te voorspellen is. Niet alleen dat, maar de totale kosten kunnen tot 1 of 2 maanden voor de start worden ingesteld en ze zijn bijna altijd lager dan het budget.
• Plan, bereik, vereisten en tijdlijnen worden allemaal geschetst, begrepen en overeengekomen, waardoor de kans groter wordt dat het project op tijd wordt afgerond en opgeleverd.
• Om het fixed price model te laten werken, moeten er duidelijke deadlines zijn die de ontwikkelaars helpen om het project op tijd af te ronden.
• Omdat het projectwerk is opgedeeld in afzonderlijke taken, is het erg gemakkelijk en eenvoudig.
• De vereisten en specificaties zijn duidelijk uiteengezet en verschillende stukjes informatie geven een goed beeld van het hele project zonder dat er middelen van de klant hoeven te worden besteed aan controle.

Nadelen

• Alle vereisten voor implementatie en deadlines moeten worden opgeschreven, dus het duurt lang om dit voor te bereiden en beide partijen moeten elkaar persoonlijk ontmoeten en spreken voordat het project van start gaat.
• Als het bedrijf er niet in slaagt om de gedetailleerde vereisten correct te communiceren, is het eindresultaat misschien niet wat ervan werd verwacht.
• Grote wijzigingen in de specificaties van het project tijdens de ontwikkeling brengen extra kosten met zich mee. Het project verfijnen, bepalen of er al dan niet meer personeel nodig is of de uitvoeringsstrategie aanpassen zijn allemaal geldige redenen om het werk stop te zetten.
• Er zullen minder updates zijn van het ontwikkelingsteam. Als gevolg daarvan bestaat de kans dat je niet op de hoogte wordt gehouden, en als er een probleem is met de kwaliteit van het product, kun je het pas aanpakken als het te laat is.
• Risicomanagement is moeilijk omdat er niet veel controle is over het ontwikkelingsproces. Het is moeilijk om te controleren of de projectfasen worden uitgevoerd en of de resultaten zijn wat ervan werd verwacht.

Tijd en materialen

Bij het tijd- en materiaalmodel worden ontwikkelaars betaald voor de hoeveelheid tijd en werk die ze in het project steken, of voor de tijd die ze daadwerkelijk besteden aan het implementeren van de geplande projectfunctionaliteit. Dit is een van de meest voorkomende soorten contracten bij outsourcing. Het wordt beschouwd als gebruiksvriendelijk, redelijk flexibel en in staat om zich aan te passen aan eventuele veranderingen. Wat het budget betreft, kunnen de werkelijke kosten afwijken van wat was gepland. Er wordt elke maand betaald op basis van hoeveel werk er is gedaan.

Hoe werkt het?

• Klanten definiëren taken/gebruikersverhalen waaraan het ontwikkelteam werkt.
• Het werk wordt verdeeld in sprints, die meestal 2 weken lang zijn op basis van prioriteit, maar ook rekening houdend met hun afhankelijkheden.
• Aan het einde van elke sprint is er een demo, een retrospective en een sprintplanningsvergadering.
• Uitgaven voor ontwikkeling volgens het tijd- en materiaalmodel zijn evenredig met de hoeveelheid tijd en middelen die de ontwikkelingsfirma in het project investeert.
• De klant betaalt alleen voor de tijd die hij daadwerkelijk aan het project heeft gewerkt. Bijvoorbeeld direct na de sprint of elke maand, afhankelijk van het contract.

Wanneer gebruik je het tijd- en materiaalmodel?

• Voor langetermijnprojecten met een onduidelijke reikwijdte, waarbij je misschien extra expertise nodig hebt om te beslissen wat het beste is.
• Wanneer het belangrijk is voor de organisatie om de mogelijkheid te hebben om zich aan te passen aan veranderende behoeften en werklasten.
• Als je met strakke deadlines werkt en meer transparantie en controle over het project wilt.
• Als het project complexer is en er meerdere sprints nodig zijn om het op te leveren.
• Wanneer je wilt dat de teamleden zich concentreren op wat echt belangrijk is voor het succes van het project: het werk dat gedaan moet worden, in tegenstelling tot de voorwaarden van de schatting of de TOR.

Aandachtspunten voor het kiezen van een tijd- en materiaalmodel

• Is het eindproduct erg complex? Ben je van plan het uit te breiden en rekening te houden met suggesties van gebruikers?
• Hoeveel tijd heb je om het project van de coöperatie en haar leden te beheren?
• Is een gespecialiseerd ontwikkelingsteam nodig?
• Moet je de vereisten, de reikwijdte of zelfs het hele doel van het project kunnen wijzigen?
• Hoe flexibel is je schema en budget?

Voordelen

• Eenvoudig te implementeren.
• Er is flexibiliteit wanneer er wijzigingen in het project moeten worden aangebracht.
• Klanten kunnen zien hoe het gaat omdat het model ontwikkelaars laat rapporteren over het werk dat ze hebben gedaan. Vaak wordt de klant uitgenodigd voor interne vergaderingen over het project.
• Omdat het werk wordt opgedeeld in sprints en er na elke sprint een demo voor de klant is, kunnen er al in een vroeg stadium van de productontwikkeling aanpassingen worden gedaan, wat leidt tot kostenbesparing en een product van hoge kwaliteit dat voldoet aan de verwachtingen van de klant.
• Hogere kwaliteit vanwege het lage risico voor de aannemer.
• Klanten betalen het uurtarief dat vanaf het begin is vastgesteld. De klant betaalt voor het werk na voltooiing.

Nadelen

• Het is moeilijk om de kosten precies te voorspellen, wat het voor bedrijven moeilijk kan maken om hun investering van tevoren in te schatten.
• Klanten moeten hun eigen wensen beheren en overwegen welke functionaliteiten relevant zijn voor het product dat ze willen maken. Zo niet, dan lopen ze het risico dat de oplevering van het project wordt vertraagd en de kosten worden overschreden.
• De klant moet voldoende tijd besteden aan vergaderingen en discussies met het ontwikkelingsteam als onderdeel van deze methodologie om een eindresultaat van hoge kwaliteit te produceren.

Toegewijde teams

Bij het dedicated team model krijgt de klant een dedicated team gebaseerd op zijn behoeften. Het leveringsbedrijf moet rekening houden met rollen, de technische vaardigheden die nodig zijn om het project uit te voeren, tijdlijnen en hoe deze leden met de klant zullen omgaan. Dit model wordt meestal gebruikt door bedrijven die het risico willen beperken om te veel mensen in te huren terwijl ze die maar tijdelijk nodig hebben voor een project.

Hoe werkt het?

• De klant bepaalt specifieke eisen op basis van de projectbehoeften - welke rollen zoekt hij/zij, wat is de betrokkenheid bij het project, hoe lang heeft hij/zij het toegewijde team en de technische expertise nodig.
• Het ontwikkelingsbedrijf kan mogelijk meer dan één kandidaat voordragen voor een functie.
• All-star specialisten die voldoen aan de beschrijving vormen een hechte eenheid en gaan aan de slag.
• Teamleiders behandelen de vereisten, houden de voortgang van het project in de gaten, houden de klant op de hoogte van die voortgang en geven managementsuggesties terwijl ze de productiviteit van hun teamleden in de gaten houden.
• Zowel een bedrijfsanalist als een projectmanager worden meestal geleverd door het IT-outsourcingbedrijf, en zij zullen constante communicatielijnen onderhouden met de interne medewerkers.

Wanneer het dedicated team model gebruiken?

• Wanneer je je interne team tijdelijk wilt uitbreiden.
• Wanneer je langlopende projecten hebt waarbij de reikwijdte voortdurend verandert of de projectvereisten nog niet duidelijk zijn gespecificeerd.
• Wanneer je interne experts mist en niet de tijd of de middelen hebt om een intern team in te huren en op te leiden voor een bepaald project of een bepaalde technologiestapel.
• Wanneer je projecten hebt die gericht zijn op snelle groei en uitbreiding.

Aandachtspunten voordat u kiest voor een speciaal teammodel

• Wil je groeien en uitbreiden?
• Wordt er experimentele of geavanceerde technologie gebruikt in het project?
• Heb je erover nagedacht om intern een team op te bouwen, maar had je er de mankracht of de tijd niet voor?
• Heb je veel klussen waarvan de duur en omvang op dit moment nog onbekend zijn?
• Is er een gebrek aan details over wat er op dit moment nodig is voor dit project?

Voordelen

• Huur, infrastructuur, administratieve ondersteuning en resources worden allemaal door de serviceprovider voor je geregeld. Dit bespaart enorm veel tijd en geld.
• Langetermijninvesteringen verminderen.
• Teamleden kunnen op elk gewenst moment worden vervangen of toegevoegd aan het project met precies de juiste hoeveelheid training en ervaring voor een bepaalde taak.
• Iedereen in een team tegelijkertijd aan hetzelfde laten werken is de zekerste manier om een kwalitatief hoogstaande output te krijgen. Het team zal jouw prestaties als hun eigen prestaties zien.
• De omvang van het werk kan op elk moment worden aangepast aan de huidige eisen van het project.
• Je interne kernmedewerkers kunnen goed opschieten met de teamleden van buitenaf. Een supervisor is welkom in je groep. Dit zal helpen bij de effectieve coördinatie van alle taken.

Nadelen

• Het is geen geschikt model voor kortetermijnprojecten, omdat het duurder is en moeilijker op te zetten.
• Door de tijd en energie die nodig is om teamleden te werven, kan het van de grond komen van het project vertraging oplopen.
• Interne en speciale teams werken misschien niet goed samen vanwege verschillende visies op het project, culturele verschillen, communicatieproblemen en tijdsverschillen.
• Projectmanagement vereist tijd en energie. Elk lid van het team moet zijn rol in het proces in kaart hebben gebracht en zijn verantwoordelijkheden hebben verdeeld.

Vaste prijs vs tijd en materialen vs speciale teams

Het zou nu duidelijk moeten zijn dat er voor- en nadelen zijn aan elk mogelijk model. De haalbaarheid is echter afhankelijk van de aard van je onderneming, project en vereisten. Daarom is het belangrijk om altijd de aard van het project te evalueren voordat je een samenwerkingsvorm kiest.

Conclusie

We hebben nu de verschillen behandeld tussen de drie primaire soorten opdrachtmodellen (vaste prijs, tijd en materiaal en toegewijd team). We zijn ook in detail ingegaan op de vele verschillende aspecten van elk model, zoals de voordelen, nadelen, kenmerken, benaderingen en nog veel meer.

Bij het vergelijken van modellen is het belangrijk om in gedachten te houden dat dezelfde kenmerken zowel voordelig als nadelig kunnen zijn, afhankelijk van de context. Het is een win-win situatie voor zowel het bedrijf als de klant. Welk model superieur is, is een vraag zonder duidelijke oplossing. Het juiste antwoord hangt af van de details van elk afzonderlijk geval.

Je moet je beslissing laten leiden door het type project, de reikwijdte en de mate waarin tijd en middelen kunnen worden voorzien. Het is mogelijk dat een prijsmodel dat is ontwikkeld door een aanbieder van technische ondersteuning en een bepaald bedrijf niet geschikt is voor jouw project. Daarom moet u uw aanpak voortdurend afstemmen op de details van uw project of bedrijf.