Welches Modell der IT-Verpflichtung passt am besten zu Ihnen?

Wenn Sie sich für ein Auftragsmodell für Ihr Projekt entscheiden, müssen Sie alle Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen und sie mit Ihren Bedürfnissen vergleichen.
Im folgenden Artikel werden wir drei dieser Modelle - Festpreis, Zeit und Materialien und engagierte Teams - überprüfen und vergleichen, um Ihnen die notwendigen Einblicke zu geben, damit Sie eine möglichst fundierte Entscheidung treffen können.

Festpreis

Bei diesem Modell handelt es sich um einen Festpreisvertrag zwischen dem Kunden und dem Entwicklungsunternehmen, bei dem sie sich bei Unterzeichnung auf einen bestimmten Arbeitsumfang für einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Preis einigen.

Der Kunde kann auf das Festpreismodell vertrauen, da alle zusätzlichen Kosten, die über das vereinbarte Budget hinausgehen, an das Entwicklungsunternehmen weitergegeben werden. Aufgrund des Risikos, dem die Dienstleister ausgesetzt sind, ist dieses Geschäftsmodell in der Regel teurer als andere.

Sie wird in der Regel für kleine Projekte mit klaren Zielen verwendet, die von beiden Parteien gut verstanden werden.

Wie funktioniert das?

• Der Kunde legt intern den Umfang des Projekts, die Anforderungen und die Lieferfristen im Voraus fest.
• Auf der Grundlage des Auftrags schätzt das Entwicklungsteam den Gesamtwert des Projekts.
• Wenn das Angebot den Bedürfnissen des Kunden entspricht, unterzeichnen sie einen Vertrag, und bei der Lieferung bestätigt der Kunde, dass das Projekt gemäß den vorgegebenen Spezifikationen ausgeführt wurde.

Wann sollte man das Festpreismodell anwenden?

• Für kurzfristige Projekte, die einen begrenzten und vordefinierten Projektumfang haben
• Nützlich für Projekte mit strengen Ausgabenbeschränkungen
• Änderungen des Projektumfangs sind unwahrscheinlich
• Bei Projekten, bei denen der Kunde eine klare Vorstellung von seinen Zielen, Visionen und Ergebnissen hat, die er erreichen möchte
• Für MVP-Produkte oder kleine und mittlere Projekte (SMB)

Bedenken, die vor der Wahl eines Festpreismodells zu berücksichtigen sind

• Wie gut können Sie die Merkmale des Produkts vermitteln?
• Können Sie die Ziele des Projekts klar und deutlich beschreiben?
• Können Sie uns die einzelnen Schritte zur Umsetzung dieses Vorhabens erläutern?
• Ehrliche Antwort: Wird es keine großen Änderungen am Endprodukt geben?
• Können Sie Ihren Mitarbeitern zutrauen, wichtige Projektmanagementaufgaben zu übernehmen?

Vorteile

• Eines der besten Dinge an diesem Modell ist, dass es leicht vorhersehbar ist. Und nicht nur das: Die Gesamtkosten können bis zu 1 oder 2 Monate vor Beginn festgelegt werden und liegen fast immer unter dem Budget.
• Der Plan, der Umfang, die Anforderungen und die Zeitvorgaben werden umrissen, verstanden und vereinbart, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen und geliefert wird.
• Damit das Festpreismodell funktioniert, muss es klare Fristen geben, damit die Entwickler das Projekt rechtzeitig fertigstellen können.
• Da die Projektarbeit in einzelne Aufgaben aufgeteilt ist, ist sie sehr leicht und einfach.
• Die Anforderungen und Spezifikationen sind klar formuliert, und die verschiedenen Informationen geben einen guten Überblick über das gesamte Projekt, ohne dass der Kunde Ressourcen für die Überwachung aufwenden muss.

Beeinträchtigungen

• Alle Anforderungen für die Umsetzung und die Fristen müssen schriftlich festgehalten werden, so dass die Vorbereitungen viel Zeit in Anspruch nehmen und beide Seiten sich vor Projektbeginn persönlich treffen und unterhalten müssen.
• Wenn es dem Unternehmen nicht gelingt, die detaillierten Anforderungen korrekt zu kommunizieren, ist das Endergebnis möglicherweise nicht das, was erwartet wurde.
• Größere Änderungen an den Projektspezifikationen während der Entwicklung sind mit zusätzlichen Gebühren verbunden. Die Verfeinerung des Projekts, die Feststellung, ob mehr Personal benötigt wird oder nicht, oder die Anpassung der Ausführungsstrategie sind allesamt triftige Gründe für eine Unterbrechung der Arbeit.
• Es wird weniger Aktualisierungen durch das Entwicklungsteam geben. Infolgedessen besteht die Gefahr, dass Sie nicht auf dem Laufenden gehalten werden, und wenn es ein Problem mit der Qualität des Produkts gibt, können Sie es erst angehen, wenn es zu spät ist.
• Das Risikomanagement ist schwierig, weil der Entwicklungsprozess kaum kontrolliert werden kann. Es ist schwer zu überprüfen, ob die Projektphasen durchgeführt werden und ob die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.

Zeit und Material

Beim Zeit- und Materialmodell werden die Entwickler für die Zeit und Arbeit bezahlt, die sie in das Projekt investieren, oder für die Zeit, die sie tatsächlich für die Umsetzung der geplanten Projektfunktionalität aufwenden. Dies ist eine der häufigsten Vertragsarten beim Outsourcing. Sie gilt als einfach zu handhaben, ziemlich flexibel und kann an alle Änderungen angepasst werden. Was das Budget betrifft, so können die tatsächlichen Kosten von den geplanten abweichen. Jeden Monat wird eine Zahlung auf der Grundlage der geleisteten Arbeit geleistet.

Wie funktioniert das?

• Kunden definieren Aufgaben/Benutzergeschichten, die vom Entwicklungsteam bearbeitet werden.
• Die Arbeit wird in Sprints unterteilt, die in der Regel 2 Wochen lang sind, wobei die Prioritäten und die Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
• Am Ende eines jeden Sprints gibt es eine Demo, eine Retrospektive und eine Sprintplanungssitzung.
• Die Ausgaben für die Entwicklung im Rahmen des Zeit- und Materialmodells sind proportional zu der Zeit und den Ressourcen, die das Entwicklungsunternehmen in das Projekt investiert.
• Dem Kunden wird nur die tatsächlich für das Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung gestellt. Zum Beispiel direkt nach dem Sprint oder jeden Monat, je nach Vertrag.

Wann ist das Zeit- und Materialmodell anzuwenden?

• Für langfristige Projekte mit unklarem Umfang, bei denen Sie möglicherweise zusätzliches Fachwissen benötigen, um zu entscheiden, was am besten ist.
• Wenn es für die Organisation wichtig ist, die Möglichkeit zu haben, sich an veränderte Bedürfnisse und Arbeitsbelastungen anzupassen.
• Wenn Sie mit knappen Fristen arbeiten und eine bessere Transparenz und Kontrolle über das Projekt haben wollen.
• Wenn das Projekt komplexer ist und mehrere Sprints benötigt, um umgesetzt zu werden.
• Wenn Sie möchten, dass sich die Teammitglieder auf das konzentrieren, was für den Projekterfolg wirklich wichtig ist: die Arbeit, die getan werden muss, im Gegensatz zu den Bedingungen des Kostenvoranschlags oder der TOR.

Bedenken, die vor der Wahl eines Zeit- und Materialmodells zu berücksichtigen sind

• Ist das Endprodukt sehr komplex? Planen Sie, es zu erweitern und Vorschläge der Nutzer zu berücksichtigen?
• Wie viel Zeit haben Sie für die Verwaltung des Projekts der Genossenschaft und ihrer Mitglieder?
• Ist ein spezialisiertes Entwicklungsteam erforderlich?
• Benötigen Sie die Möglichkeit, die Anforderungen, den Umfang oder sogar den gesamten Zweck des Projekts zu ändern?
• Wie flexibel ist Ihr Zeitplan und Ihr Budget?

Vorteile

• Einfach zu implementieren.
• Es besteht Flexibilität, wenn Änderungen am Projekt vorgenommen werden müssen.
• Die Kunden können sehen, wie die Dinge laufen, da das Modell den Entwicklern die Möglichkeit gibt, über die geleistete Arbeit zu berichten. Oft wird der Kunde auch zu internen Besprechungen über das Projekt eingeladen.
• Da die Arbeit in Sprints unterteilt ist und nach jedem Sprint eine Demo für den Kunden stattfindet, können Anpassungen in der frühen Phase der Produktentwicklung vorgenommen werden, was zu Kosteneinsparungen führt und der Kunde erhält ein qualitativ hochwertiges Produkt, das seinen Erwartungen entspricht.
• Höhere Qualität aufgrund des geringen Risikos für den Auftragnehmer.
• Die Kunden zahlen den von Anfang an festgelegten Stundensatz. Der Kunde zahlt für die Arbeit nach deren Abschluss.

Beeinträchtigungen

• Die Kosten lassen sich nur schwer genau vorhersagen, so dass es für die Unternehmen schwierig sein kann, ihre Investitionen im Voraus abzuschätzen.
• Die Kunden müssen ihre eigenen Wünsche in den Griff bekommen und überlegen, welche Funktionen für das Produkt, das sie schaffen wollen, relevant sind. Andernfalls riskieren sie, dass sich die Lieferung des Projekts verzögert und die Kosten überschritten werden.
• Der Kunde muss sich im Rahmen dieser Methodik ausreichend Zeit für Besprechungen und Diskussionen mit dem Entwicklungsteam nehmen, um ein qualitativ hochwertiges Endergebnis zu erzielen.

Engagierte Teams

Beim Modell des engagierten Teams erhält der Kunde ein engagiertes Team, das auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das Lieferunternehmen sollte die Rollen, die technischen Fähigkeiten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, die Zeitpläne und die Art und Weise, wie diese Mitglieder mit dem Kunden interagieren werden, berücksichtigen. Dieses Modell wird in der Regel von Unternehmen verwendet, die das Risiko, zu viele Mitarbeiter einzustellen, wenn sie diese nur vorübergehend für ein Projekt benötigen, verringern wollen.

Wie funktioniert das?

• Der Kunde bestimmt die spezifischen Anforderungen auf der Grundlage der Projektbedürfnisse - welche Rollen er/sie sucht, wie stark er/sie in das Projekt involviert sein wird, wie lange er/sie das engagierte Team und die technische Expertise benötigt.
• Das Entwicklungsunternehmen kann möglicherweise mehr als einen Kandidaten für eine Stelle vorschlagen.
• All-Star-Spezialisten, auf die diese Beschreibung zutrifft, bilden eine geschlossene Einheit und machen sich an die Arbeit.
• Die Teamleiter kümmern sich um die Anforderungen, überwachen den Projektfortschritt, halten den Kunden auf dem Laufenden und bieten Managementvorschläge an, während sie die Produktivität ihrer Teammitglieder im Auge behalten.
• Das IT-Outsourcing-Unternehmen stellt in der Regel sowohl einen Business-Analysten als auch einen Projektmanager zur Verfügung, die in ständigem Kontakt mit den internen Mitarbeitern stehen.

Wann sollte das Modell des engagierten Teams eingesetzt werden?

• Wenn Sie Ihr internes Team vorübergehend erweitern möchten.
• Bei langfristigen Projekten, bei denen sich der Umfang ständig ändert oder die Projektanforderungen noch nicht eindeutig festgelegt sind.
• Wenn Ihnen interne Experten fehlen und Sie nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, ein internes Team für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Technologie-Stack einzustellen und zu schulen.
• Wenn Sie Projekte haben, die auf schnelles Wachstum und Expansion abzielen.

Bedenken, die vor der Entscheidung für ein spezielles Teammodell zu berücksichtigen sind

• Möchten Sie wachsen und expandieren?
• Werden bei dem Projekt experimentelle oder innovative Technologien eingesetzt?
• Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, ein eigenes Team aufzubauen, aber es fehlte Ihnen an Personal oder Zeit dafür?
• Haben Sie viele Aufträge, deren Dauer und Umfang im Moment noch unbekannt sind?
• Gibt es einen Mangel an Details in Bezug auf den Bedarf für dieses Projekt zu diesem Zeitpunkt?

Vorteile

• Einstellung, Infrastruktur, administrative Unterstützung und Ressourcen werden vom Dienstleister in Ihrem Namen übernommen. Das ist eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.
• Reduzierung der langfristigen Investitionen.
• Teammitglieder können jederzeit ausgetauscht oder dem Projekt hinzugefügt werden, wenn sie für eine bestimmte Aufgabe über die richtige Ausbildung und Erfahrung verfügen.
• Wenn alle Mitglieder eines Teams zur gleichen Zeit an derselben Sache arbeiten, ist dies der sicherste Weg zu einem hochwertigen Ergebnis. Das Team wird Ihre Leistungen als seine eigenen ansehen.
• Der Umfang der Arbeiten kann jederzeit an die aktuellen Anforderungen des Projekts angepasst werden.
• Ihre internen Stammmitarbeiter werden sich gut mit den externen Teammitgliedern verstehen. Ein Vorgesetzter ist in Ihrer Gruppe willkommen. Dies hilft bei der effektiven Koordinierung aller Aufgaben.

Beeinträchtigungen

• Es ist kein geeignetes Modell für kurzfristige Projekte, da es teurer und komplizierter in der Einrichtung ist.
• Aufgrund des Zeit- und Energieaufwands für die Rekrutierung von Teammitgliedern kann sich der Start des Projekts verzögern.
• Interne und engagierte Teams können aufgrund unterschiedlicher Projektvorstellungen, kultureller Unterschiede, Kommunikationsprobleme und Zeitunterschiede nicht gut zusammenarbeiten.
• Projektmanagement erfordert viel Zeit und Energie. Jedes Teammitglied muss seine Rolle im Prozess kennen und seine Verantwortlichkeiten müssen aufgeteilt werden.

Festpreis vs. Zeit und Material vs. engagierte Teams

Es sollte inzwischen klar sein, dass jedes mögliche Modell Vor- und Nachteile hat. Die Machbarkeit hängt jedoch von der Art Ihres Unternehmens, Ihres Projekts und Ihren Anforderungen ab. Bevor Sie sich für eine Form der Zusammenarbeit entscheiden, ist es daher wichtig, immer die Art des Projekts zu bewerten.

Schlussfolgerung

Wir haben uns nun mit den Unterschieden zwischen den drei Haupttypen von Auftragsmodellen (Festpreis, Zeit und Materialien und engagiertes Team) beschäftigt. Wir sind auch auf die vielen verschiedenen Aspekte jedes Modells eingegangen, wie z. B. ihre Vorteile, Nachteile, Merkmale, Ansätze und mehr.

Beim Vergleich von Modellen ist es wichtig zu bedenken, dass dieselben Merkmale je nach Kontext sowohl vorteilhaft als auch nachteilig sein können. Es ist eine Win-Win-Situation für das Unternehmen und den Kunden. Welches Modell besser ist, ist eine Frage, für die es keine eindeutige Lösung gibt. Die richtige Antwort hängt von den Einzelheiten des jeweiligen Einzelfalls ab.

Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie sich von der Art und dem Umfang des Projekts sowie von dem zu erwartenden Zeit- und Ressourcenaufwand leiten lassen. Es ist möglich, dass ein Preismodell, das von einem Anbieter von technischem Support und einem bestimmten Unternehmen entwickelt wurde, nicht für Ihr Projekt geeignet ist. Daher sollten Sie Ihren Ansatz stets auf die Details Ihres Projekts oder Unternehmens abstimmen.